Dijital Varlıklar ve Sorumluluklar

Dijital Ajans Ankara

Günümüzde bir çok firma için ciddi öneme sahip dijital varlıklar arasında yer alan internet mülklerine bakışı ve sorumluluk kavramını değerlendiriyoruz. İnternet mülklerimizin sahibi ve sorumluları kimdir ? Yönetim, sahiplik ve sorumluluk nasıl anlaşılmalıdır ?

Digital Lab

Web sitesi tasarımını yaptırdık ve sonrasında e-mail adreslerimizde açıldı. Dünyaya kendimizi web sitemiz ile anlatıyor ve e-mail ile istediğimiz haberleşmeyi sağlıyoruz. Peki yeterli mi ? İnternet mülklerimize yönelik kurumsal bilinç ve profesyonel bakışı nasıl kazanmalıyız. Dijital dünya için internet mülklerinizin neler olduğunu bilmeli, bunlara ait sahiplik ve sorumluluk konularını ciddi şekilde ele almalı ve düşünmeliyiz. Google arama çubuğunda webciyle başlayan algı ve maceralar yeni dünyanın yeni medyalarını kullanan firmaları arasında yer almayı zorlaştırıyor. Firmamız ya da ürünlerimiz için daha doğru bir konum bulabilmek ve o hep hayalini kurduğumuz global firmalar arasında olabilmek için webin dijital dünyasına yönelik algılarımızı tekrar ve yeni baştan ele almalıyız. Bunun içinde öncelikle sorumluluk ve muhatap kavramları üzerinde düşünmemiz gerekiyor.

Web’i Tasarlayan Her Şeyden Sorumludur

Web sitesini yapan her şeyden sorumludur ya da tüm internet dijital işlerinden sorumludur hatta sınırsız süresiz sorumludur diye düşünüyor olabilirsiniz. Evet böyle bir yanlış anlama ya da kolaya kaçma dijital teknik işlerde malesef çokça yaşanır ve ciddi sorunlara açıktır. Dijital varlıklarınızın sahiplik ve sorumluluğu üzerine daha profesyonel düşünmelisiniz. Bu varlıklarınızın neler olduğunu bilmeli, bunları birbirinden ayırmalı ve sorumlularının hangi şartlarda kimler olduğunu iyi anlamalısınız. Böylelikle hem teknik destek masraflarınızı daha iyi kontrol eder hem de olası dijital varlık kayıplarının önüne geçmiş olursunuz. Firmalar için dijital varlıkların detaylı anlatımını başka bir yazıda ele alacağız. Burada sadece sorumluluk tariflerini yapmak istiyoruz.

Dijital Ajans - Web Tasarımı

Kimler, Nelerden Sorumludur ?

Sahiplik ve sorumluluk dışında dijital hizmetlerde hizmet kalemlerinin hangi şartlar ile size sunulduğu da önemlidir. Ülkemizde çoklukla bilgisayarın düğmesine basıp açan kişi bilgisayarla yapılan her işten sorumlu zannedilir. Ya da alınan herhangi bir dijital hizmet sonrası her türlü dijital olay bu hizmeti verene bağlanır. Web sitesi yapan dijital ajansa, yazıcınızın çalışmadığını söylediğinizde yaşanan suskunluk bu konunun uç ve acı örneklerindendir. Halbuki dijital hizmetler çok katmanlı ve çok modüllü işler içerir ve her birinin sorumlusu başka kişiler ya da firmalar olabilir. Web tasarımını yapan firma, hatta web hosting hizmeti aldığınız firma size belirli kapsamlar ile hizmet verir. Dilerseniz örnek olaylar üzerinden hizmet kapsam ve sorumluluklarına göz atalım;

Web Sitesi Sorumluluğu Kime Aittir ?

Web sitesi , dijital bir hizmet olarak yine kendi içinde çok katmanlı bir hizmettir. Web sitesi tasarımı , teknik güncellemesi, içerik güncellemesi, web sitesi bakımı, web sitesi yedekleme birbirinden ayrı hizmetlerdir. Tasarım hizmeti diğerlerini kapsamaz. Web sitesi tasarımını hizmet olarak satın aldığınızda bu bölümdeki devam hizmetleri ek olarak karşınıza çıkabilecek hizmetlerdir. Sorumluluk bu katmanlara göre değerlendirilmelidir.

Web sitesi ile ilgili yukarıdaki hizmet kalemlerinin hepsi için tek bir dijital ajans ile anlaşmak çok daha doğru olacaktır. Bu şekilde sisteminizi iyi bilen bir ekipten devam hizmetlerini daha hızlı ve hesaplı çözebilirsiniz.

Sonuç olarak web tasarımı hizmeti; plan, tasarım ve inşa aşamaları ile bir web sitesinin sadece tasarım hizmetini ifade eder. Web siteniz sizin dijital mülkünüzdür, size aittir ve tasarımı için anlaştığınız muhatap anlaştığınız şartlar ile web tasarımını yapmak ve web sitenizi size düzgün çalışır şekilde teslim etmekle sorumludur. Eğer güncelleme, bakım vb konularda sözleşmeniz yoksa web sitenizi güncellemek ve bakımını yapmak zorunda değillerdir. Web siteniz yayını ile yaşamaya başladığı internet uzayında teknik ve içerik güncellemesi gerektirecektir, değişen internet şartlarına göre bakım ve işleyiş kontrolleri gerekebilir. Kullandığımız akıllı telefonlarda bulunan bir çok uygulama gibi web sitelerimiz de bakıma ve güncellemeye ihtiyaç duyarlar. Hatta tasarımda değişiklikler bile gerekebilir.

Web tasarım hizmetleri hiç bir zaman diğer devam hizmetlerini sınırsız ve süresiz olarak kapsamaz. İlk tasarım hizmetinin alımını yaptığınız dijital ajansınız ile diğer devam hizmetlerinin şartları ve kapsamları konusunda birbirinizi anladığınızdan emin olmalısınız. Teklif ve sözleşmelerde yer alan detaylar genelde çok sıkıcı gelir ve çabuk geçmek istediğimiz yerlerdir. Hemen web sitesinin fiyatına bakarız. Ama hizmet katmanları, detayları ve her birinin fiyatının ayrı ayrı değerlendirilmesi gereklidir.

Web tasarımı yaptıracaksanız düşünmeniz gereken tek şey tasarım aşaması değildir. Web siteniz yayınlandıktan sonra ihtiyaç duyacağınız içerik güncellemesi, mimari güncelleme, teknik bakım bakım ve yedekleme işleri için de bütçe planı ve strateji belirlemelisiniz.

Dijital Ajans Web Tasarımı

E-Mail Alt Yapınızın Sorumlusu Kimdir ?

E-maillerinizin ofisinizde ilk ya da format sonrası kurulum sorumluluğu tamamen size aittir. Çoklukla e-mail hesabını outlook’a kurmayı temel bir bilgi olarak hiç düşünmeyiz. Hani CV’de yazan temel office bilgisine sahiptik. Hani word, excel yanında outlook da biliyorduk. İşte buradaki Outlook bilgisi genelde malesef gönder al düzeyindedir. Sanki word’de yazıyoruz ve gönder al yaptığımızda global bir eylem olan e-mail yazışma işi çözülmüş oluyor diye düşünürüz. Ama işin aslı öyle değildir, office programları kullanabilme beceresine sahip olduğunu söyleyen kimse e-mail kurulumunu da yapabilmelidir.

Dijital ajansınızın, web hosting firmasının, web sitesi yapan firmanın sizin için e-mail açma, hatta bunları bilgisayarlarınıza kurma sorumlulukları yoktur. Outlook programına bir e-mail hesabının nasıl kurulacağını siz ya da ekibiniz biliyor olmalıdır. Bu temel bir office programı bilgisidir. Ama bu kurulum sırasında ihtiyaç duyacağınız yardım içeriklerini (yazı, görsel, video) sağlamak web hosting hizmeti veren firmanın sorumluluğunda olabilir. Eğer kurulum işlemleri ile hiç uğraşmak istemiyorsanız bu durumda e-mail kurulum hizmetini ayrıca temin etmeniz gerekecektir.

E-mail hizmetiniz size satın aldığınız web hosting hizmeti beraberinde gelmiş olabilir. Bu durumda e-mail hizmetinin düzgün devamından web barındırma(hosting) firması sorumludur, kurulum ve yönetiminden ise yine siz sorumlu olursunuz.

Eğer e-mail hizmetiniz G-Suite ya da Yandex Connect gibi hizmetler kapsamında kurumsal e-mail olarak sunuluyor ise bu durumda hizmetin devamından Google ve Yandex sorumludur. Bu konuda detaylı bir yazımız var, lütfen göz atınız.

Ayrıca e-mail hizmetlerinde kullanıcı sorumlulukları da vardır. Bunların çoğu global sorumluluklarıdır. Üstelik başkaları ile paylaştığınız bu hizmetlerde kanunlar ve satın aldığınız firmaların politikalarına aykırı hareket etmemelisiniz.

E-mailleriniz gündeme geldiğinde firma içinde bir şifre yönetimi ve kullanım politikanız da olmalıdır. Şifrelerinizi kim nasıl belirleyecek, unuttuğunuzda nereden nasıl değiştirilecek. Bunlar için firma içinde bir planınız olmalıdır. Dijital ajansınız sizin şifrelerinizi bilmez ve bilmemelidir. Standart e-mail hizmetlerinde şifre değişiklikleri web hosting panelinden, Yandex ve G-Suite’de yine e-mail yönetim panelinden yönetici düzeyinde yapılabilir. Ya da kullanıcılar şifremi unuttum bağlantıları ile şifre yenileme hatırlatma işlemleri gerçekleştirebilirler.

Özetle, firmanızda yönetim ve sahiplik düzeyinde bir yönetici hesabı ve bu hesabın e-mail alt yapınızda sorumlulukları olmalıdır. Kullanıcılarınız da e-mail alt yapınıza dair bilgilendirilmiş ve temel e-mail kullanımı bilgilerine sahip olmalıdırlar. Bunların ötesinde e-mail alt yapınız ile ilgili teknik destek ve yönetim işlemleri için bir sözleşme kapsamında kontrollü yönetim ve bakım desteği alabilirsiniz. Ama firma ve kullanıcı sorumluluklarını tamamen dijital ajans ve teknik ekipten bekleyemezsiniz.

Bakınız:

Dijital Pazarlama Nedir

Web Hosting Panelinden Kim Sorumludur ?

Web hosting ile birlikte gelen panel yönetimi ve yeni email açma kapatma gibi temel işlemler de yine sizin sorumluluğunuzdadır. Web sitenizin yayınını yapan sunucunun hizmetine devam etmesi ya da e-mail servislerinin sorunsuz hizmet veriyor olması web hosting firmasının sorumluluğundadır. Web hosting firması panelinizdeki sizi ilgilendiren işlemleri yapmakla sorumlu değildir.

Bu hizmet kapsamında size, e-mail hesaplarınızı açabileceğiniz, hosting yönetimi yapabileceğiniz için bir yönetim paneli sunulur. Bu panel üzerinden

  • Web sitenizin yedeklerini alabilirsiniz
  • Yeni e-mail hesapları açabilir, yönlendirmeler tanımlayabilir, kullanmadıklarınızı silebilir, şifre değiştirebilir, kotalarını yönetebilirsiniz.
  • Web sitenizin dosyaları içinde gezinebilir, tıpkı bilgisayardaki gibi bir çok kopya, silme değiştirme, yükleme işlemleri yapabilirsiniz.
  • Veritabanlarını yönetebilir, yedeklerini alabilir, yeniden yükleme işlemlerini yapabilirsiniz.
  • Bunun dışında hosting paneli arayüzünden bu yazıda bahsetmeye gerek duymadığımız onlarca işlemi yönetebilirsiniz.

İşte bu panelin yönetimi ve burada yapılacak işlemlere yetkinlinlik tıpkı bilgisayarınızı kullanabilmeniz için gereken bilgiler gibi tamamen sizin sorumluluğunuzdadır. Hizmet aldığınız firma web yayını ve e-mail haberleşme alt yapısının sadece doğru çalışmasından sorumludur.

Dijital Varlıklar ve Sorumluluk

Dijital ajansınızdan aynı zamanda web hosting hizmeti, e-mail hizmeti alıyor da olsanız ajansınız sizi bilgilendirmekle ve bu işlemlerin nasıl yapılacağı konusunda bilgi vermekle , döküman sağlamakla sorumlu olacaktır. E-mail kurulumu yapmakla ve bu ortamları sizin yerinize yönetmekle sorumlu değillerdir. Bu tür ek teknik destekler ayrıca ücretlendirilir. Dijital dünya birbirini takip edip bağlayan teknik hizmetler içerir ve bu hizmet çözümleri için ya bir biriminiz olmalıdır ya da bu desteği dışardan profesyonel olarak karşılamanız gerekmektedir.

Özellikle oldukça karmaşık dijital hizmetlerde taraflar sorumluluk alanları, kapsamları ve detayları konusunda birbirlerini iyi anlamalıdırlar.

Özetle sorumlular kimdir ?

  • web sitesi ilk tasarımınızdan; web sitenizi yapan ekip,
  • web sitesi güncellemesinden; güncelleme için anlaştığınız ekip ya da siz,
  • web sitesi bakımından; bakım için anlaştığınız ekip ya da siz,
  • web sitenizin yayınından; web hosting firmanız,
  • web hosting ile gelen e-mail hizmeti kullanıyorsanız, e-mail hizmet devamından; yine web hosting firmanız,
  • e-mail kurulumlarınızdan; siz ya da teknik ekibiniz,
  • Google G Suite ya da Yandex Kurumsal Mail Hizmeti kullanıyorsanız hizmet devamından Google ve Yandex,
  • bütün bu ortamlarda eğer sözleşmeniz varsa dijital teknik ekip sadece belli şartlar ve kapsamda yürütmeden ve teknik destekten sorumludur.

Ne Yapmalıyız ?

Firma İçi Eğitim

Dijital varlıklarınız, internet mülkleriniz hakkında çalışanlarınızı bilgilendirmeli, işe alım sürecinde ilgili birim için düşündüğünüz kişinin gerekli bilişim seviyesini iyi belirlemeli, eğer ihtiyaç varsa firma geneli ya da kişi özelinde dış teknik masraflarınızı azaltacak eğitimleri almalı ve aldırmalısınız. Gerekiyorsa bunları düzenli olarak tekrarlamalısınız. Çok basit bir iki örnek verecek olursak şifresini kaybeden bir personelinizin şifremi unuttum bağlantısı ile şifre sıfırlayabilmesi, e-mailini bilgisayarına ya da mobil şirket cihazlarına kurabilmesi, webi ve interneti bilinçli kullanabilmesi işletmenize zaman ve hız kazandırır, dış teknik maliyetlerinizi kontrol edebilmenizi sağlar. Çok zor ve sorunlu durumlarda saat bazlı çalışan bir teknik ekipten destek alırsınız ve böylelikle gereksiz harcamalar yapmazsınız.

Dış Teknik Destek

Eğer firma içinde bir bilişim ekibiniz yoksa bu işler genelde bilgisayardan anlayan ve aslında işi yukarıdaki konuları anlamak olmayan kişilerin üstüne kalır. Fakat bu doğru bir yürütme modeli değildir. Sorunlara açıktır. Doğrusu, dışardan bir teknik destek ekibi ile anlaşmak ve ihtiyaç duyduğunuz destek ve yürütme kalemleri için bütçe ayırmaktır. Bu noktada eğer firma içi eğitiminizi de tamamlamış iseniz daha makul bütçeler ile internet varlıkları ve dijital varlıklarınızın yönetim ve yürütmesini devam ettirebilirsiniz.

Bilişim Departmanı

Bir ya da daha fazla kişiden oluşan bir bilişim departmanınız varsa, elbette firma içi eğitim yine gereklidir ve yapılmalıdır ki bu departmanın yürütmesi ve gerçekten değer konulara odaklanması mümkün olsun. Evet bir çok firma için bilişim sorununuzu böyle bir birim yapılanması çözecektir. Fakat bu birimin yütümesini dışardan bir teknik destek ekibi ile koperatif bir şekilde de planlayabilirsiniz. Bu kararlar tek başına ya da hep birlikte tamamen sizin firma içi yönetim ve yürütme esaslarınızla ilgilidir.

Ama şu bir gerçek ki dijital ve internet mülkleri sizindir ve bununla ilgili yürütme ve yönetimde destek gerekiyorsa bir bütçe kapsamında profesyonel destek alınmalıdır.

Peki Bitti mi?

Tabii ki hayır. İnternet varlıkları arasında web sitesi tasarımı ile başlayan ve sonradan en çok kafa karıştıran e-mail, web hosting, gibi konulardan bahsettik. Fakat internette varoluşunuz ile birlikte sosyal medya hesaplarınız, dijital platform üyelikleriniz, analiz yönetim konsolu, youtube kanalınız vb gibi ortamların sahiplik ve sorumluluk durumlarını da düşünmeli, planlamalı ve iyi anlamalısınız.

Yukarıda ele aldığımız konular ile ilgili danışmak ve bir yol haritası belirlemek isterseniz ya da bu işlerden anlayan bir ekibe, eğitim, yürütme ve yönetim konularında ihtiyacınız varsa, size çözüm sunabiliriz.

Digital Lab / Studio Martin Türkiye

Benzer Gönderiler

bir yorum bırakın