E-Mail Çalışmıyor mu ?

Teklifler, faturalar, toplantılar ve çok önemli diğer firma yazışmalarının neredeyse hepsi e-mail alt yapısını kullanıyor ve e-mail çalışmıyor. Olamaz ! bu çok ciddi bir sorun. E-mail hizmeti gerçekten çalışmıyor ise bu sorunun giderilmesi gerektiği konusunda sizinle aynı fikirdeyiz. Ama e-mail hizmetleri ile ilgili bazı temel konuları bildiğinizde belki de hiç teknik destek almadan bazı sorunları anlayıp çözeceksiniz. Şimdi size çok temel e-mail bilgileri aktarıp, bazı kontrol listeleri ile işinizi kolaylaştırmaya çalışacağız. Teknik destek harcamalarınızı azaltabileceğiniz ipuçları veriyoruz.

Öncelikle olası problemler üzerinde durup belli senaryoları yaşadığınızda ne yapacağınıza ve kimi arayacağına dair bilgiler aktaracağız. E-mail çalışmıyor diye tanımlanan sorunun gerçekte kimi ilgilendirdiğini anlamamız da çok önemlidir. Bunu anlamak gereksiz vakit kaybı ve olası teknik destek maliyetlerini kontrol edebilmemizi sağlar. Aşağıdaki süreçlerde bu konuda çok sık yaşanan durumlar üzerinden size yardımcı olmaya çalıştık.

Bu yazımız kendi özel sunucularından email işlerini yürütmeyen ama daha çok dışardan paylaşımlı web hosting hizmeti satın alıp onunla birlikte gelen e-mail hizmetini ya da kurumsal e-mail hizmeti çözümlerini kullananlar için geçerlidir. Yani firmaalanadi.com şeklinde bir alan adınız, buna bağlı bir web siteniz ve e-mail adresleriniz olduğunu düşünüyoruz. Firmanız yüzlerce, binlerce e-mail hesabı yöneten büyüklükte ve bunun için kendi bünyesinde teknik bir alt yapı kurmuşsa konuyu bilişim birimine danışmanız gerekir ve bu yazı pek de sizin için olmayabilir.

Durumu Anlayalım, Kontrol Edelim !

E-mail çalışmıyor probleminizi şu başlıklar ile ele alacağız ;

1. E-Mail gitmiyor, gönderemiyorsunuz.
2. E-Mail gönderdiniz ama almadılar.

1.) E-Mail Gitmiyor, Gönderemiyoruz !

E-Mail iki taraflı bir eylemdir. Göndermek ve almak üzerine kurulu iki temel durumu vardır. Bir gönderen ve diğer tarafta bir ya da daha fazla alıcı vardır. O sebeple e-mail çalışmıyor dediğiniz de eğer e-mail gönderemiyorsanız, yani e-mail sizden hiç çıkmıyor ise evet aksaklık sizin tarafta diye düşünebilirsiniz. Bununla birlikte;

Modemi ve Temel Bileşenleri Kontrol Edin

Önce modeminizi kontrol edin, açık mı, elektrik var mı ve internete bağlı mı ? Modemde elektrik yoksa elektrik idaresini, internete bağlanamıyorsa internet servis sağlayıcınızı(superonline, ttnet vb) aramanız gerekir. Sorun modeminizdeyse sadece e-mail değil hiç bir internet eylemi çalışmayacaktır. Önce modeminizin çalıştığından emin olun.

İnternet Hizmeti Çalışıyor mu ?

Modem internete bağlı gibi ya da emin değilsiniz. Belki de internetinizde sorun var . Bilgisayarınızda bir browser(tarayıcı) açıp çok bilinen Google, Yandex vb gibi web sitelerini ziyaret etmeyi deneyin. Sıklıkla ziyaret ettiğiniz değişik web sitelerini deneyin. Bu web siteleri de açılmıyor ise bu durumda internete hiç çıkamıyorsunuzdur. Web tasarım firmasını ve web hosting firmasını hiç aramanıza gerek yok. İnternet sağlayıcınızı ya da bilgisayarcınızı aramanız gerekiyor

Firewall , Anti Virüs Engeli

Kendi web siteniz açılıyor, internette gezinebiliyorsunuz ama e-mail gönderemiyorsunuz. Bu durumda yakın zamanda bilgisayarınıza yeni bir program kurup kurmadığınızı kontrol edin. Özellikle anti virüs ve firewall programları dış dünya ile iletişiminizi ve haberleşmenizi izler, kontrol etmeye çalışır. Bu programları devre dışı bırakıp tekrar deneyin. E-mail göndermenizi bu programlardan birisi ya da bunlarda yapılan bir değişiklik engelliyor olabilir. Web tasarım firmasını ve web hosting firmasını aramanıza gerek yok. Siz ya da bilişim ekibiniz belki işi çözebilir. Aşağıda anlatıldığı gibi web mail arayüzünden sağlama yapmayı da unutmayın.

Outlook’mu Kullanıyorsunuz ?

Outlook kullanıyorsanız ve gönder al dışında kullanım bilgisine sahipseniz, yani e-mail hesabınızı outlook’a kurmayı biliyorsanız şanslınız, bu durum size ciddi avantaj sağlayacaktır. Eğer outlook’a email kurulumunu bilmiyorsanız kolayca öğrenebilirsiniz, çok zor değildir.

Mutlaka e-mail kurulum ayarlarınızı kontrol edin. Aşağıda e-mail kurmak ile ilgili paragrafta yer alan bilgilere benzer bilgiler sizinle paylaşılmış olmalı. Bu bilgileri hesap ayarlarına girip kontrol ediniz.

• Genelde kullanıcı adı alanına e-mail adresinin tamamını yazmanız gerekir. Sadece @ işaretinden önceki alan bir çok kurulumda yetersiz kalacaktır. [email protected] şeklinde olmalıdır
• Gelen sunucu ve giden sunucu adresini kontrol edin, gözden kaçan küçük hatalar, yazım yanlışları olabilir.
• Şifrenizi kontrol edin, doğru yazdığınızdan emin olun, şifreniz yeni değiştiyse bazı hizmet sağlayıcılarda sunucu güncellemesi zaman alır, doğru girdiğinizden eminseniz biraz beklemeniz gerekebilir,
• Çoğunlukla giden sunucu sekmesinde “giden sunucum kimlik doğrulaması gerektiriyor” seçeneğinin işaretlenmesi unutulur ve bu durumda e-mail gönderilemez. Bu kutucuğu seçili hale getirmeyi unutmayın.
• Gelişmiş sekmesinde SSL ayarlarını ve port numaralarını kontrol edin ve size sağlanan bilgileri kullanın. SSL kullanmıyorsanız boş bırakın, kullanılacaksa port numrası ve türlerini doğru ayarladığınızdan emin olun.

Web Mail Arayüzü’nden Sağlamasını Yapın !

Outlook ya da diğer e-mail programlarından e-mail gönderemediğinizde mutlaka webmail arayüzünden girip deneme yapın. Outlook’un çalışmaması e-mail hizmetinin çalışmadığı anlamına gelmez. Bir tarayıcı (browser) açın, yani Firefox, Chrome ya da Internet Explorer adres satırına e-mail hizmetinin web mail arayüzü adresini girin. Bu genelde webmail.firmalanadi.com, mail.yandex.com.tr ya da gmail.com’dur. Web mail üzerinden yaptığınız gönderme ve alma çalışıyor ve sorun yoksa ama Outlook çalışmıyorsa, e-mail alıp göndermiyorsa, sorun Outlook programında ya da kurulumdadır.

• varsa başka bir bilgisayarda e-mail hesap kurulumu yapıp çalışıp çalışmadığını kontrol edin, bu şekilde bilgisayarınızın ayarları ile ilgili bir sağlama yapabilirsiniz.
• yakın zamanda antivirüs kurduysanız dış dünya ile aranıza antivirüs programı giriyor olabilir devre dışı bırakın ve e-mail göndermeyi tekrar deneyin.
• Outlook programı ve bilgisayar ayarlarınız ile ilgili başka sorunlar da olabilir.

Teknik destek ekibini arayabilirsiniz. Ama sorununuz yüksek ihtimal size sağlanan e-mail hizmetinde değil. Sadece sizinle ilgili teknik bir aksaklık yaşıyorsunuz. Sorunun çözümü ek teknik hizmet gerektirebilir.

Web Hosting, Alan Adı Çalışıyor mu ?

Google ve Yandex gibi web siteleri açılıyor , diğer siteler açılıyor ama sizin kendi web siteniz açılmıyor. Belki de alan adı ve/veya web hosting(barındırma) hizmetlerinizin süresi dolmuş olabilir. Kontrol edin. Bunları yenilemeyi unuttuysanız e-mailleriniz de çalışmaz. Ama yenilemeleri yapmıştınız ve süresinin de dolmadığından eminseniz ve yukarıdaki basit kontrolleri sağladıysanız artık web hosting firmanızı arayabilirsiniz. Web yayını ve e-mail hizmetinde aksaklık ve kesinti olabilir.

2.) E-Mail Gönderdiniz Ama Almadılar ?

Bazen e-mail sizden çıkar, giden kutusundan kaybolur ve gönderilenlerde yerini alır. Belli bir zaman sonra karşı alıcıdan haber gelir ve e-maili almadıklarını söylerler. Bu durumda sorun karşı tarafta da olabilir. Karşı alıcıyı sorgulayıp, almama durumunun sadece sizinle mi ilgili olduğunu anlamanız gerekir. Belki de alıcı tarafın e-mail hizmeti sorunlar yaşıyordur. Hemen sorunu kendinizde aramayın. Eğer karşı taraf , hayır başkalarından e-mail geliyor sizden gelmiyor ve e-mail hizmetimizde sorun yok şeklinde ısrar ediyorsa, şu kontrolleri yapabilirsiniz;

• Karşı alıcının e-mail adresini doğru yazdığınızdan emin olun.
• e-maili boş konu başlığı ile göndermediğinizden emin olun.
• e-posta kutunuzu kontrol edin, karşı taraf e-mailinizi gerçekten alamadıysa sizin sunucunuz ya da karşı sunucu, sorunu açıklayan bir geri dönüş yapmış olabilir. Çözüm bu e-mailde olabilir. Silmeyin, önemli bilgiler içerir. Bu bilgiler sizden teknik destek sırasında istenir.
• E-mailinizi alamayan tek bir alıcı mı var, yoksa birden fazla alıcı birbirinden farklı e-mailleri alamadığınımı belirtiyor, çok kişi alamıyorsa sizin tarafta bir sorun olma ihtimali yüksektir. Birden fazla alıcıya e-maillerinizin teslim edilememesi durumu genelde çoklu gönderim deneyip spam tavırlar ile kara listelere girmişseniz yaşanır.
• Aynı anda onlarca, yüzlerce kişiye aynı içerikli e-mail göndermeyin, bulunduğunuz sunucu ve karşı alıcı sunuculardan spam tavırlarıyla bloklanmış olabilirsiniz.
• Ya da karşı alıcının spam kutusuna e-mailiniz düşmüş olabilir. Burayı kontrol ettirin. E-mail hizmetini yasal görünmeyen tavırlar ile kullanmayın. alan adı düzeyinde bloklanabilirsiniz. Spam Haus vb gibi listelerden alan adı bazında bloklanma durumunuzu kontrol edebilirsiniz.
• Çok sayıda kişiye e-mail gönderecekseniz e-mail pazarlama (e-mail marketing) araçları kullanmalısınız, e-mail hizmetinizi değil. En son iki maddede değinilen spam konusuyla ilgili bir durum varsa çözmek zaman alır ve bu duruma düşmüş olmanız kullanıcı hatasıdır ya da bilgisayarınızdaki korsan bir yazılımın suçudur. Çözümü ekstra hizmet alımı gerektirebilir.
• Global e-mail yazışma kurallarını bilip, uygulayın. E-mail göndermek ciddi bir uluslararası eylemdir.
• Karşı tarafın spam box’ına düşmüşseniz, bu konuda hem siz hem de karşı alıcı kontroller ve eylemlerde bulunmalıdır.
• Sıklıkla, gönderdiğiniz e-maillerin spam kutusuna düşme sorunu ya da reddedilme sorunu varsa web hosting firmanızı arayınız, SPF kayıtlarınızın kontrolünü sağlayınız.
• SPF kayıtlarınız normal ve siz herhangi bir spam listede yoksanız, uygun olmayan gönderim tavırlarınız olmadıysa karşı alıcıdan e-maillerinizi spam olmadığına dair işaretlemesini ya da filtrelemesini isteyiniz.
• Karşı alıcı sizin e-mailinize gelen kutusunda bakıyor ama göremiyor olsa da belki bir gün önce bir filtre oluşturdu ve otomatik olarak başka bir klasöre gidiyor. Lütfen bunu sorgulayın. Belki de alıyor ama haberi yok.
• e-mail ekinde ekli dosya olarak gönderilemeyecek ya da karşı tarafın kabul etmeyeceği büyük bir dosya göndermediğinizden emin olun. Büyük dosyalarınızı ayrıca wetransfer.com gibi bir transfer aracısı ile gönderin. E-mail ile göndermek için ısrar etmeyin. Karşı sunucu büyük dosyalarınızı e-mail ile kabul etmek zorunda değildir. Bazı sunucuların ekli dosya limiti vardır, bunu aşmışsanız e-mailinizi reddederler.
• Bütün sıkça yaşanan yukarıdaki durumlar dışında karşı alıcı yanlış bir takım işlemler ile sizi blokladı ya da bazı filtrelemeler ile e-mailinizi alamaz ya da göremez duruma geldiyse işiniz çok zor. Hatırlanmayan kullanıcı eylemleri ile kilitlenmiş böyle bir durumu kimi arasanız çözmek için çok zamana ihtiyacı olacaktır.

Yukarıdaki listede yer alan kontrolleri yaptınız ama halen sorun varsa, bu durumda sorunu web hosting firmanıza bildirebilirsiniz. Daha teknik bir ekip e-mail hizmetinin genel durumunu ya da sizinle ilgili bir durum olup olmadığını söyleyebilir. Eğer bulunduğunuz paylaşımlı sunucuda yer alan e-mail hizmetinde aksaklık varsa, yüksek ihtimalle bu sizden çok önce farkedilmiştir ve bilgi alırsınız. Eğer sorun sizin özelinizde ve sizden kaynaklı bir hata ise ekstra teknik destek hizmeti almanız gerekebilir.

Bu arada web sitenizdeki bir form size e-mail göndermiyorsa işte o zaman web tasarım firmanızı arayabilirsiniz. Belki web sitenizin kodlarında ayarlar yapılması gerekiyordur ve böyle bir durum “e-mail çalışmıyor” anlamına gelmeyecektir. Web sitenizde size e-mail gönderen yazılım, modül çalışmıyor anlamına gelir.

E-Mail hizmeti web hosting(barındırma) hizmeti satın aldığınızda bununla birlikte gelen temel bir hizmettir. Eğer bu hizmeti kullanıyorsanız, kesintisiz sürekli hizmeti ve bu hizmetteki aksaklıklar web hosting firmasını ilgilendirir. Ama genelde bilgisayar teknolojilerine hakim olamamanın getirdiği bilgi eksikliği ile doğru muhatap aranmaz ya da gereksiz yere aranır. Yukarıdaki bilgi paylaşımımız konunun karmaşıklığı dolayısıyla gözünüzü korkutmasın, zaman ayırıp bu tarz konularda bilgi sahibi olursanız , sıklıkla yaşanan sorunlar ve bunların çözümü ile ilgili gereksiz harcamalardan kaçınmış olursunuz.

Bu noktada daha güçlü e-mail çözümleri de düşünmelisiniz. Web hosting hizmeti ile birlikte gelen e-mail hizmetleri, doğası gereği çokça sorunludur. Kurumsal haberleşme ihtiyaçlarınızı, kurumsal e-mail hizmetleri ile çözmeniz daha doğrudur. Böylelikle daha az sorun yaşarsınız.

Studio Martin / Dekemhost / Tech Lab / Türkiye