E-Mail Çalışmıyor mu ?

E-Mail Çalışmıyor !

Teklifler, faturalar, toplantılar ve çok önemli diğer firma yazışmalarının neredeyse hepsi e-mail alt yapısını kullanıyor ve e-mail çalışmıyor. Olamaz ! bu çok ciddi bir sorun. E-mail hizmeti gerçekten çalışmıyor ise bu sorunun giderilmesi gerektiği konusunda sizinle aynı fikirdeyiz. Ama e-mail hizmetleri ile ilgili bazı temel konuları bildiğinizde belki de hiç teknik destek almadan bazı sorunları anlayıp çözeceksiniz. Şimdi size çok temel e-mail bilgileri aktarıp, bazı kontrol listeleri ile işinizi kolaylaştırmaya çalışacağız. Lütfen zaman ayırıp okuyunuz, teknik destek harcamalarınızı azaltabileceğiniz ipuçları veriyoruz.

Öncelikle olası problemler üzerinde durup belli senaryoları yaşadığınızda ne yapacağınıza ve kimi arayacağına dair bilgiler aktaracağız. E-mail çalışmıyor diye tanımladığınız sorunun gerçekte kimi ilgilendirdiğini anlamamız çok önemlidir. Bunu anlamak gereksiz vakit kaybı ve olası teknik destek maliyetlerini kontrol edebilmemizi sağlar. Aşağıdaki süreçlerde bu konuda çok sık yaşanan durumlar üzerinden size yardımcı olmaya çalıştık.

Bu yazımız kendi özel sunucularından email işlerini yürütmeyen ama daha çok dışardan paylaşımlı web hosting hizmeti satın alıp onunla birlikte gelen e-mail hizmetini ya da kurumsal e-mail hizmeti çözümlerini kullananlar için geçerlidir. Yani firmaalanadi.com şeklinde bir alan adınız, buna bağlı bir web siteniz ve e-mail adresleriniz olduğunu düşünüyoruz. Firmanız yüzlerce, binlerce e-mail hesabı yöneten büyüklükte ve bunun için kendi bünyesinde teknik bir alt yapı kurmuşsa konuyu bilişim birimine danışmanız gerekir ve bu yazı pek de sizin için olmayabilir.

Kurumsal E-Mail Hizmetleri
Belki de çok basit bir çözümü var ?

Durumu Anlayalım, Kontrol Edelim !

E-mail çalışmıyor probleminizi şu başlıklar ile ele alacağız ;

  1. E-Mail gitmiyor, gönderemiyorsunuz.
  2. E-Mail gönderdiniz ama almadılar.

1.) E-Mail Gitmiyor, Gönderemiyoruz !

E-Mail iki taraflı bir eylemdir. Göndermek ve almak üzerine kurulu iki temel durumu vardır. Bir gönderen ve diğer tarafta bir ya da daha fazla alıcı vardır. O sebeple e-mail çalışmıyor dediğiniz de eğer e-mail gönderemiyorsanız, yani e-mail sizden hiç çıkmıyor ise evet aksaklık sizin tarafta diye düşünebilirsiniz. Bununla birlikte;

Modemi ve Temel Bileşenleri Kontrol Edin

Önce modeminizi kontrol edin, açık mı, elektrik var mı ve internete bağlı mı ? Modemde elektrik yoksa elektrik idaresini, internete bağlanamıyorsa internet servis sağlayıcınızı(superonline, ttnet vb) aramanız gerekir. Sorun modeminizdeyse sadece e-mail değil hiç bir internet eylemi çalışmayacaktır. Önce modeminizin çalıştığından emin olun.

İnternet Hizmeti Çalışıyor mu ?

Modem internete bağlı gibi ya da emin değilsiniz. Öncelikle internetinizde sorun var mı ? Onu anlamanız gerekir. Bilgisayarınızda bir browser(tarayıcı) açıp çok bilinen Google, Yandex vb gibi web sitelerini ziyaret etmeyi deneyin. Sıklıkla ziyaret ettiğiniz değişik web sitelerini deneyin. Bu web siteleri de açılmıyor ise bu durumda internete hiç çıkamıyorsunuzdur. Web tasarım firmasını ve web hosting firmasını aramanıza gerek yok. İnternet sağlayıcınızı ya da bilgisayarcınızı aramanız gerekiyor

Firewall , Anti Virüs Engeli

Kendi web siteniz açılıyor, internette gezinebiliyorsunuz ama e-mail gönderemiyorsunuz. Bu durumda yakın zamanda bilgisayarınıza yeni bir program kurup kurmadığınızı kontrol edin. Özellikle anti virüs ve firewall programları dış dünya ile iletişiminizi ve haberleşmenizi izler, kontrol etmeye çalışır. Bu programları devre dışı bırakıp tekrar deneyin. E-mail göndermenizi bu programlardan birisi ya da bunlarda yapılan bir değişiklik engelliyor olabilir. Web tasarım firmasını ve web hosting firmasını hemen aramanıza gerek yok. Siz ya da bilişim ekibiniz belki işi çözebilir. İlgili paragrafta anlatıldığı gibi web mail arayüzünden sağlamasını yapın.

Outlook’mu Kullanıyorsunuz ?

Halen outlook kullanıyorsanız, umarız kullanmayı biliyorsunuzdur, gönder al düzeyi dışında kurulum bilginizin olması bu noktada size ciddi avantaj sağlayacaktır. Ve lütfen olsun, buna vakit ayırıp, öğreniniz. Çok zor değildir.

Mutlaka ayarlarınızı kontrol edin. Aşağıda e-mail kurmak ile ilgili paragrafta yer alan bilgilere benzer bilgiler sizinle paylaşılmış olmalı. Bu bilgileri hesap ayarlarına girip kontrol edin.

  • Kullanıcı Adı alanına e-mail adresinin tamamını yazmalısınız,
  • Gelen sunucu ve giden sunucu adresini kontrol edin,
  • Şifrenizi kontrol edin,
  • Çoğunlukla giden sunucu sekmesinde “giden sunucum kimlik doğrulaması gerektiriyor” seçeneğinin işaretlenmesi unutulur. Bunu kontrol edin.
  • Gelişmiş sekmesinde SSL ayarlarını ve port numaralarını kontrol edin ve size sağlanan bilgileri kullanın.

Web Mail Arayüzü’nden Sağlamasını Yapın !

Outlook ya da diğer e-mail programlarından e-mail gönderemediğinizde mutlaka webmail arayüzünden girip deneme yapın. Outlook’un çalışmaması e-mail hizmetinin çalışmadığı anlamına gelmez. Bir tarayıcı (browser) açın, yani Firefox, Chrome ya da Internet Explorer adres satırına e-mail hizmetinin web mail arayüzü adresini girin. Bu genelde webmail.firmalanadi.com ya da mail.yandex.com.tr , gmail.com’dur. Web mail üzerinden yaptığınız gönderme ve alma çalışıyor ve sorun yoksa ama Outlook çalışmıyorsa, e-mail alıp göndermiyorsa, sorun bu programdadır.

  • varsa başka bir bilgisayarda kurulum yapıp, bilgisayarınızın ayaraları ile ilgili bir sağlama yapabilirsiniz.
  • yakın zamanda antivirüs kurduysanız dış dünya ile aranıza o giriyor olabilir devre dışı bırakın, tekrar deneyin.
  • Outlook programı ve bilgisayar ayarlarınız ile ilgili başka sorunlar olabilir.

Bilgisayarcınızı ya da teknik destek ekibinizi arayabilirsiniz. Ama sorununuz yüksek ihtimal size sağlanan e-mail hizmetinde değil. Sadece sizinle ilgili bir teknik aksaklık yaşıyorsunuz.

Web Hosting, Alan Adı Çalışıyor mu ?

Google ve Yandex gibi web siteleri açılıyor , diğer siteler açılıyor ama sizin kendi web siteniz açılmıyor. Belki de alan adı ve/veya web hosting(barındırma) hizmetlerinizin süresi dolmuş olabilir. Kontrol edin. Bunları yenilemeyi unuttuysanız e-mailleriniz de çalışmaz. Ama yenilemeleri yapmıştınız ve süresinin de dolmadığından eminseniz ve yukarıdaki basit kontrolleri sağladıysanız artık web hosting firmanızı arayabilirsiniz. Web yayını ve e-mail hizmetinde aksaklık ve kesinti olabilir.

E-Mail Çalışmıyor mu ?

2.) E-Mail Gönderdiniz Ama Almadılar ?

Bazen e-mail sizden çıkar, giden kutusundan kaybolur ve gönderilenlerde yerini alır. Belli bir zaman sonra karşı alıcıdan telefon gelir ve e-maili almadıklarını söylerler. Bu durumda sorun karşı tarafta da olabilir. Karşı alıcıyı sorgulayıp, almama durumunun sadece sizinle mi ilgili olduğunu anlayın. Belki de alıcı tarafın e-mail hizmeti sorunlar yaşıyordur. Hemen sorunu kendinizde aramayın. Eğer karşı taraf , hayır başkalarından e-mail geliyor sizden gelmiyor ve e-mail hizmetimizde sorun yok diyorsa kendi tarafınızda şu kontrolleri yapabilirsiniz;

  • e-posta kutunuzu kontrol edin, karşı taraf e-mailinizi gerçekten alamadıysa sizin sunucunuz ya da karşı sunucu, sorunu açıklayan bir geri dönüş yapmış olabilir. Çözüm bu e-mailde olabilir. Silmeyin, önemli bilgiler içerir. Bu bilgiler sizden teknik destek sırasında istenecektir.
  • E-mailinizi alamayan tek bir alıcı mı var, yoksa birden fazla alıcı birbirinden farklı e-mailleri alamadığınımı belirtiyor, çok kişi alamadık diyorsa sizin tarafta bir sorun olma ihtimali yüksektir. Birden fazla alıcıya e-maillerinizin teslim edilememesi durumu genelde çoklu gönderim deneyip spam tavırlar ile kara listelere girmişseniz yaşanır.
  • Aynı anda onlarca, yüzlerce kişiye aynı içerikli e-mail göndermeyin, bulunduğunuz sunucu ve karışı alıcı sunuculardan spam tavırlarıyla bloklanmış olabilirsiniz. Karşı alıcının spam kutusuna e-mailiniz düşmüş olabilir. Burayı kontrol ettirin. E-mail hizmetini yasal görünmeyen tavırlar ile kullanmayın. alan adı düzeyinde bloklanabilirsiniz. Spam Haus vb gibi listelerden alan adı bazında bloklanma durumunuzu kontrol edebilirsiniz. Çok sayıda kişiye e-mail gönderecekseniz e-mail pazarlama (e-mail marketing) araçları kullanmalısınız, e-mail hizmetinizi değil. En son iki maddede değinilen spam konusuyla ilgili bir durum varsa çözmek zaman alır ve bu duruma düşmüş olmanız kullanıcı hatasıdır ya da bilgisayarınızdaki korsan bir yazılımın suçudur. Çözümü web hosting ve alan adı muhatabınız tarafında ekstra hizmete girebilir.
  • Global e-mail yazışma kurallarını bilin ve uygulayın. E-mail göndermek ciddi bir uluslararası eylemdir.
  • Karşı tarafın spam box’ına düşmüşseniz, bu konuda hem siz hem de karşı alıcı kontroller ve eylemlerde bulunmalıdır.
  • Sıklıkla, gönderdiğiniz e-maillerin spam kutusuna düşme sorunu ya da reddedilmesorunu varsa web hosting firmanızı arayınız, SPF kayıtlarınızın kontrolünü sağlayınız.
  • SPF kayıtlarınız normal ve siz herhangi bir spam listede yoksanız, illegal gönderim tavırlarınız olmadıysa karşı alıcıdan e-maillerinizi spam olmadığına dair işaretlemesini ya da filtrelemesini isteyiniz.
  • Karşı alıcı sizin e-mailinize gelen kutusunda bakıyor ama göremiyor olsa da belki bir gün önce bir filtre oluşturdu ve otomatik olarak başka bir klasöre gidiyor. Lütfen bunu sorgulayın. Belki de alıyor ama haberi yok.
  • Karşı alıcının e-mail adresini doğru yazdığınızdan emin olun.
  • e-maili boş konu başlığı ile göndermediğinizden emin olun.
  • e-mail ekinde ekli dosya olarak gönderilemeyecek ya da karşı tarafın kabul etmeyeceği büyüklükte bir dosya göndermediğinizden emin olun. Büyük dosyalarınızı ayrıca wetransfer.com gibi bir transfer aracısı ile gönderin. E-mail ile göndermek için ısrar etmeyin. Karşı sunucu büyük dosyalarınızı e-mail ile kabul etmek zorunda değildir. Bazı sunucuların ekli dosya limiti vardır, bunu aşmışsanız e-mailinizi reddederler.
  • Bütün sıkça yaşanan yukarıdaki durumlar dışında karşı alıcı yanlış bir takım işlemler ile sizi blokladı ya da bazı filtrelemeler ile e-mailinizi alamaz ya da göremez duruma geldiyse işiniz çok zor. Hatırlanmayan kullanıcı eylemleri ile kilitlenmiş böyle bir durumu kimi arasanız çözmek için çok zamana ihtiyacı olacaktır.

Yukarıdaki listede yer alan kontrolleri yaptınız ama halen sorun varsa, bu durumda sorunu web hosting firmanıza bildirebilirsiniz. Daha teknik bir ekip e-mail hizmetinin genel durumunu ya da sizinle ilgili bir durum olup olmadığını söyleyebilir. Eğer bulunduğunuz paylaşımlı sunucuda yer alan e-mail hizmetinde aksaklık varsa, yüksek ihtimalle bu sizden çok önce farkedilmiştir ve bilgi alırsınız. Eğer sorun sizin özelinizde ve sizden kaynaklı bir hata ise ekstra teknik destek hizmeti almanız gerekebilir.

Bu arada web sitenizdeki bir form size e-mail göndermiyorsa işte o zaman web tasarım firmanızı arayabilirsiniz. Belki web sitenizin kodlarında ayarlar yapılması gerekiyordur ve böyle bir durum “e-mail çalışmıyor” anlamına gelmeyebilir. Web sitenizde size e-mail gönderen yazılım, modül çalışmıyor olabilir.

E-Mail hizmeti web hosting(barındırma) hizmeti satın aldığınızda bununla birlikte gelen temel bir hizmettir. Eğer bu hizmeti kullanıyorsanız, kesintisiz sürekli hizmeti ve bu hizmetteki aksaklıklar web hosting firmasını ilgilendirir. Ama genelde bilgisayar teknolojilerine hakim olamamanın getirdiği bilgi eksikliği ile doğru muhatap aranmaz ya da gereksiz yere aranır. Yukarıdaki bilgi paylaşımımız konunun karmaşıklığı dolayısıyla gözünüzü korkutmasın, zaman ayırıp bu tarz konularda bilgi sahibi olursanız , sıklıkla yaşanan sorunlar ve bunların çözümü ile ilgili gereksiz harcamalar da yapmazsınız.

Bu noktada daha sorunsuz e-mail çözümleri de düşünmelisiniz. Web hosting hizmeti ile birlikte gelen e-mail hizmetleri doğası gereği çokça sorunludur. Kuurmsal haberleşme ihtiyaçlarınızı, kurumsal e-mail hizmetleri ile çözmeniz daha doğrudur. Böylelikle daha az sorun yaşarsınız.

Kimler, Nelerden Sorumludur ?

Webciyi Arayalım mı ?

E-mail hizmetiniz size satın aldığınız web hosting hizmeti beraberinde geldi. Evet web sitenizin yayını için web hosting(barındırma) hizmetine de ihtiyaç vardır. Ama web tasarımı, web hosting ve e-mail hizmetini aynı yer ile anlaşmadıysanız. E-mail hizmetinizden ve web hosting aksaklıklarından, web tasarımı yapan firma sorumlu değildir. Hangi hizmetler için kimin ile sözleşme yaptığınızı kontrol etmeli ve ilgili muhatap ile iletişime geçmelisiniz. Bunun da kapsamını kontrol etmelisiniz.

Web Hosting ve E-mail Hizmet Sağlayıcıyı Arayalım mı ?

Web yayını yapan sunucunun hizmetine devam etmesi ya da e-mail servislerinin sorunsuz hizmet veriyor olması web hosting firmasının sorumluluğundadır. Bu hizmet kapsamında size e-mail hesapları açıp, hosting yönetiminizi yapabilmeniz için bir yönetim paneli sunulur. Bu panel üzerinden

  • Web sitenizin yedeklerini alabilirsiniz
  • Yeni e-mail hesapları açabilir, yönlendirmeler tanımlayabilir, kullanmadıklarınızı silebilir, kotalarını yönetebilirsiniz.
  • Web sitenizin dosyaları içinde gezinebilir, tıpkı bilgisayardaki gibi bir çok kopya, silme değiştirme, yükleme işlemleri yapabilirsiniz.
  • Bunun dışında hosting paneli arayüzünden bu yazıda bahsetmeye gerek duymadığımız onlarca işlemi yönetebilirsiniz.

İşte bu panelin yönetimi ve burada yapılacak işlemlere yetkinlinlik tıpkı bilgisayarınızı kullanabilmeniz için gereken bilgiler gibi tamamen sizin sorumluluğunuzdadır. Hizmet aldığınız firma web yayını ve e-mail haberleşme alt yapısının sadece doğru çalışmasından sorumludur.

Sizin için e-mail açma, hatta bunları bilgisayarlarınıza kurma sorumlulukları yoktur. Outlook programına bir e-mail hesabının nasıl kurulacağını siz ya da ekibiniz biliyor olmalıdır. Bu temel bir office programı bilgisidir. Ama bu kurulum sırasında ihtiyaç duyacağınız yardım içeriklerini (yazı, görsel, video) sağlamak web hosting hizmeti veren firmanın sorumluluğunda olabilir. Eğer kurulum işlemleri ile hiç uğraşmak istemiyorsanız bu durumda e-mail kurulum hizmetini ayrıca temin etmeniz gerekecektir.

Bir e-mail programına hesap kurulumu son derece basit bir işlemdir. Sadece bir kaç bilgiye ihtiyaç duyarsınız. Hatta Thunderbird gibi bazı programlar size sadece e-mail adresi ve şifre sorup kurulum işlemini hızlıca yaparlar.

e-mail Kurulumu
e-mail kurulumu geri bildirimli posta göndermekten zor değildir.

E-Mail Kurmak İçin Neler Gerekir ?

  1. E-mail adresi (aynı zamanda kullanıcı adınız olur)
  2. Şifreniz
  3. gelen sunucu adresi ( mail.firmaalanadi.com , pop.gelensunucuadresi.com, imap.gelensunucuadresi.com gibi)
  4. giden sunucu adresi (mail.firmaalanadi.com, smtp.gidensunucuadresi.com gibi)
  5. gelen sunucu ve giden sunucu SSL, TLS seçenekleri
  6. varsa gelen ve giden sunucu özel port numarası

Web hosting ya da e-mail hizmeti aldığınızda aşağıdaki gibi bilgiler iletilir.

Bir web hosting firmasına ait örnek e-mail ayar bilgileri
Gelen / Giden Sunucu Bilgisi
mail.firmaadiniz.com
giden sunucu kimlik doğrulaması aktif
Gelen / Giden Sunucu Port Bilgisi
SMTP Port (SSL Aktif)465
POP3 Port (SSL Aktif)995
IMAP Port (SSL Aktif)993
Webmail Erişim Bilgileri
https://www.firmaalanadi.com:2096
https://webmail.firmaalanadi.com
Yandex Kurumsal Mail Hizmetine Ait E-mail Ayar Bilgileri

IMAP protokol , OUTLOOK , ANDROID, IPHONE /önerilir.
gelenposta sunucusu:
imap.yandex.com.tr   
ssl aktif, port 993

gidenposta sunucusu: smtp.yandex.com.tr
ssl aktif, port 465
giden posta sunucusu kimlik doğrulaması gerektirir aktif.

POP3 , OUTLOOK , ANDROID, IPHONE | Imap kurduysanız bu kuruluma gerek yok
gelenposta sunucusu:
pop.yandex.ru
ssl aktif, port 995

gidenposta sunucusu:smtp.yandex.ru
ssl aktif, port 465
giden posta sunucusu kimlik doğrulaması gerektirir aktif.

Sonuç olarak biraz zaman ayırabilirseniz e-mail hizmetiniz ve bunun devamlılığı konusunda çok daha net bilgilere sahip olabilirsiniz,dijital hizmet alt yapınız ile ilgili muhatapları da doğru tanımladığınızda bir firma için gereken dijital hizmetlerin maliyetlerini daha kolay yönetebilirsiniz. Çünkü doğru zamanda ve gerçek ihtiyaç durumunda ilgili kişileri arar ve gereksiz masraflardan kurtulursunuz.

Studio Martin / Dekemhost / Tech Lab / Türkiye

Benzer Gönderiler

bir yorum bırakın